Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch Từ Hàn Quốc Về Việt Nam

Nhập khẩu chính ngạch từ Hàn Quốc là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp cần nguồn gốc hàng hóa rõ ràng, chứng từ đầy đủ và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định.

Để một lô hàng được đưa từ Hàn Quốc về Việt Nam thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay từ khâu tìm nhà cung cấp, kiểm tra sản phẩm, chứng từ cho đến vận chuyển và thông quan.

Về cơ bản, quy trình có thể chia thành 8 bước chính dưới đây.

Tổng Quan Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch

Bước 1: Tìm và kiểm tra nhà cung cấp

↓

Bước 2: Nhận báo giá và đàm phán

↓

Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán

↓

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa

↓

Bước 5: Kiểm tra hàng trước khi xuất khẩu

↓

Bước 6: Chuẩn bị chứng từ

↓

Bước 7: Vận chuyển Hàn Quốc → Việt Nam

↓

Bước 8: Thông quan và giao hàng

1. Tìm Và Kiểm Tra Nhà Cung Cấp Hàn Quốc

Bước đầu tiên là tìm nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp phù hợp với sản phẩm doanh nghiệp cần nhập khẩu.

Trước khi đặt hàng, nên kiểm tra:

✅ Thông tin doanh nghiệp và nhà sản xuất

✅ Catalogue, model và thông số kỹ thuật

✅ Giá bán và số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)

✅ Tình trạng tồn kho hoặc thời gian sản xuất

✅ Lead time dự kiến

✅ Xuất xứ thực tế của sản phẩm

✅ Khả năng cung cấp C/O, CQ và các tài liệu liên quan

Đối với máy móc, thiết bị, linh kiện công nghiệp hoặc đơn hàng có giá trị lớn, việc xác minh nhà cung cấp trước khi thanh toán đặc biệt quan trọng.

2. Nhận Báo Giá Và Đàm Phán

Sau khi xác định được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá chi tiết và thống nhất các điều kiện mua bán.

Các thông tin cần xác nhận gồm:

✅ Tên và model sản phẩm

✅ Đơn giá

✅ Số lượng

✅ MOQ

✅ Tình trạng tồn kho

✅ Thời gian sản xuất và giao hàng

✅ Điều kiện giao hàng (Incoterms)

✅ Phương thức thanh toán

✅ Chứng từ nhà cung cấp có thể cung cấp

✅ Chính sách bảo hành hoặc đổi trả nếu có

Việc làm rõ các nội dung này ngay từ đầu giúp hạn chế phát sinh chi phí và tranh chấp sau khi đặt hàng.

3. Ký Hợp Đồng Và Thanh Toán

Sau khi thống nhất báo giá, hai bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương hoặc xác nhận đơn đặt hàng.

Hợp đồng nên thể hiện rõ:

✅ Thông tin người mua và người bán

✅ Tên hàng, model, quy cách và số lượng

✅ Đơn giá và tổng giá trị

✅ Điều kiện giao hàng

✅ Thời gian giao hàng

✅ Phương thức thanh toán

✅ Danh mục chứng từ cần cung cấp

✅ Điều kiện bảo hành nếu có

Doanh nghiệp sau đó thực hiện thanh toán theo điều khoản đã thống nhất với nhà cung cấp.

4. Chuẩn Bị Hàng Hóa

Nhà cung cấp tiến hành sản xuất hoặc chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng.

Trước khi xuất khẩu cần chú ý:

✅ Sản phẩm đúng model và thông số đã đặt

✅ Số lượng hàng hóa chính xác

✅ Bao bì phù hợp với vận chuyển quốc tế

✅ Nhãn hàng hóa được chuẩn bị phù hợp

✅ Máy móc hoặc hàng dễ hư hỏng được gia cố cẩn thận

✅ Pallet hoặc kiện gỗ đáp ứng yêu cầu nếu sử dụng

Đối với hàng nặng, máy móc hoặc thiết bị có giá trị cao, cần lựa chọn phương án đóng gói phù hợp để hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

5. Kiểm Tra Hàng Trước Khi Xuất Khẩu

Đây là bước quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua.

Nội dung kiểm tra có thể gồm:

✅ Model và mã sản phẩm

✅ Thông số kỹ thuật

✅ Số lượng

✅ Tình trạng thực tế của sản phẩm

✅ Trọng lượng

✅ Kích thước kiện hàng

✅ Nhãn hàng hóa

✅ Quy cách đóng gói

✅ Hình ảnh hoặc video thực tế

Nếu phát hiện sai model, thiếu số lượng hoặc hàng không đúng yêu cầu, việc xử lý ngay tại Hàn Quốc thường thuận lợi hơn so với khi hàng đã về Việt Nam.

6. Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Bộ chứng từ sẽ thay đổi tùy theo loại hàng và chính sách quản lý áp dụng. Các chứng từ thường gặp gồm:

✅ Commercial Invoice

✅ Packing List

✅ Sales Contract

✅ Bill of Lading (B/L) hoặc Air Waybill (AWB)

✅ Certificate of Origin (C/O) nếu áp dụng

✅ Certificate of Quality (CQ) nếu cần

✅ Certificate of Free Sale (CFS) đối với trường hợp cần thiết

✅ MSDS đối với một số hóa chất hoặc sản phẩm liên quan

✅ Catalogue và tài liệu kỹ thuật

✅ Giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý

Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu chứng từ trước khi hàng rời Hàn Quốc, thay vì chờ hàng về Việt Nam mới bổ sung.

7. Vận Chuyển Hàng Từ Hàn Quốc Về Việt Nam

Tùy đặc điểm hàng hóa, ngân sách và thời gian yêu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn đường hàng không hoặc đường biển.

Vận chuyển đường hàng không

Phù hợp khi:

✅ Hàng có khối lượng không quá lớn

✅ Linh kiện cần giao gấp

✅ Sản phẩm có giá trị cao

✅ Doanh nghiệp cần rút ngắn thời gian vận chuyển

Vận chuyển đường biển

Phù hợp khi:

✅ Hàng nặng hoặc cồng kềnh

✅ Máy móc, thiết bị công nghiệp

✅ Lô hàng số lượng lớn

✅ Không yêu cầu thời gian giao quá gấp

✅ Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí vận chuyển

Đối với đường biển, có thể lựa chọn LCL (hàng lẻ) hoặc FCL (nguyên container) tùy khối lượng hàng.

8. Khai Báo Hải Quan, Thông Quan Và Giao Hàng

Khi hàng đến Việt Nam, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập khẩu và thông quan.

Các công việc chính gồm:

✅ Khai tờ khai hải quan

✅ Xác định và khai báo mã HS

✅ Nộp bộ chứng từ nhập khẩu

✅ Thực hiện nghĩa vụ thuế

✅ Kiểm hóa nếu có

✅ Thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý

✅ Hoàn tất thủ tục nhận hàng

✅ Vận chuyển hàng về kho hoặc nhà máy

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan và nhận hàng, lô hàng được giao về địa điểm của doanh nghiệp.

Những Điểm Cần Kiểm Tra Trước Khi Nhập Khẩu

Để hạn chế rủi ro và chi phí phát sinh, doanh nghiệp nên kiểm tra một số nội dung quan trọng trước khi quyết định nhập hàng:

✅ HS Code: Dự kiến mã HS phù hợp để kiểm tra thuế suất và chính sách quản lý.

✅ Xuất xứ: Xác định hàng thực sự có xuất xứ Hàn Quốc hay chỉ được phân phối tại Hàn Quốc.

✅ C/O: Kiểm tra khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ xuất xứ phù hợp nếu muốn áp dụng thuế suất ưu đãi.

✅ Chính sách nhập khẩu: Xác định hàng có thuộc diện cần giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

✅ Nhãn hàng hóa: Kiểm tra yêu cầu về nội dung nhãn và việc bổ sung nhãn theo quy định áp dụng.

✅ Chứng từ: Thống nhất với nhà cung cấp ngay từ đầu về những tài liệu họ có thể cung cấp.

✅ Chi phí: Dự toán tiền hàng, vận chuyển, thuế, thông quan, giao hàng và các khoản có thể phát sinh.

Một Số Sai Lầm Doanh Nghiệp Nên Tránh

Trong thực tế, nhiều vấn đề có thể được hạn chế nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ trước khi hàng xuất khỏi Hàn Quốc.

✅ Không nên chỉ kiểm tra giá mà bỏ qua uy tín của nhà cung cấp.

✅ Không nên đặt hàng trước rồi mới kiểm tra chính sách nhập khẩu.

✅ Không nên mặc định hàng mua tại Hàn Quốc đều có xuất xứ Hàn Quốc.

✅ Không nên chờ hàng về Việt Nam mới yêu cầu nhà cung cấp bổ sung C/O hoặc tài liệu kỹ thuật.

✅ Không nên bỏ qua việc kiểm tra model, số lượng và tình trạng hàng trước khi xuất.

✅ Không nên chỉ tính tiền hàng và cước vận chuyển mà bỏ qua thuế, phí thông quan và chi phí chuyên ngành.

Jina Korea – Hỗ Trợ Nhập Khẩu Chính Ngạch Từ Hàn Quốc

Với lợi thế làm việc trực tiếp tại Hàn Quốc, Jina Korea hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong nhiều công đoạn của quá trình tìm nguồn và nhập khẩu hàng hóa.

✅ Tìm kiếm nhà sản xuất và nhà cung cấp tại Hàn Quốc

✅ Liên hệ, hỏi giá và đàm phán với nhà cung cấp

✅ Kiểm tra thông tin sản phẩm, model và xuất xứ

✅ Hỗ trợ mua hàng và thanh toán tại Hàn Quốc

✅ Nhận hàng, kiểm tra và tập kết tại kho

✅ Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu

✅ Vận chuyển đường hàng không và đường biển

✅ Phối hợp khai báo và thông quan tại Việt Nam

✅ Giao hàng về kho hoặc nhà máy của khách hàng

✅ Hỗ trợ nhập khẩu ủy thác theo nhu cầu

Kết Luận

Quy trình nhập khẩu chính ngạch từ Hàn Quốc về Việt Nam có thể tóm gọn thành 8 bước: tìm nhà cung cấp → báo giá → hợp đồng → chuẩn bị hàng → kiểm hàng → chứng từ → vận chuyển → thông quan và giao hàng.

Trong đó, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến HS Code, xuất xứ, chính sách nhập khẩu và chứng từ trước khi hàng được xuất khỏi Hàn Quốc. Chuẩn bị tốt ngay từ đầu sẽ giúp giảm rủi ro, hạn chế chi phí phát sinh và chủ động hơn về tiến độ nhập hàng.